地方公務員の皆さんは、日頃から上司に報告することが多いと思いますが、簡潔に行っていますか？
絶対に簡潔に行ったほうが良いです。なぜなら、偉くなればなるほど部下が多くなり、報告を受ける回数が増えるためです。
長ったらしい報告をまともに受けていたら、時間がいくらあっても足りません。簡潔にまとめられていない報告は、上司の時間を奪うことになります。
地方公務員は基本的に忙しい人が多いので、簡潔に報告できない部下に対する評価は低くなってしまいがちです。
私も、報告を簡潔にしようという気持ちがない職員を見ると、『協調性に欠ける』と感じてしまいます。
こういった報告を簡潔にまとめられない人に共通する特徴は、『経緯から報告』するところです。
『前任者からこういうやり方を聞いていまして、Aさんも同じやり方をしていましたので、私も同じやり方をしていたんですが、それで、今日こんな問題が起きてしまいました。』
このような報告をよく耳にしますが、上司としては、経緯はどうでも良く、必要なら後から顛末書を求めます。
『経緯から報告するクセ』は直したほうが良いと思いますので、正しい報告方法について解説していきます。
報告は結論から伝えよう
外部に対する謝罪等の場合は、ケース・バイ・ケースで案件に応じた報告が必要となりますが、上司に対する報告は必ず結論から伝えるべきだと思います。
なぜなら、結論は絶対に必要な情報だからです。経緯だけ説明しても、『結論は何？』と言われてしまいますよね。
特に、上司が業務を詳しく理解している場合は、結論を伝えるだけで解決できる場合も少なくありません。無駄な時間を消費することなく最短で解決することができます。
また、経緯などの情報がわからなければ解決することができない案件の場合は、上司は知りたい部分についての質問をしていきますので、簡潔に答える準備をしておきましょう。
何か問題が起きた場合でも、スムーズなやりとりで解決できた場合には、好印象・高評価に繋がることも多いため、言いづらいことでも迷わず結論から報告するようにしましょう。
先に話す（自分から話す）経緯は言い訳に聞こえる
報告は結論から伝えることで時短することできますが、結論から伝えた方が良いもうひとつの理由として、経緯から報告すると言い訳に聞こえてしまうという点があります。
報告を受けた上司は、『（失敗などを）言いづらいから後回しにする＝言い訳はいいから早く結論を言えよ』という風に感じてしまうわけです。
言い訳は非常に印象が悪く、『誠意が無い』『責任感が無い』と捉えられてしまいますので、意識してやめた方が良いです。
前項でお伝えした通り、スムーズな解決に努めることが好印象・高評価に繋がりますので、言い訳をするよりも結論を簡潔に伝えられるようにしましょう。
報告のフォーマットもPREP法
『結論から伝える』はプレゼンテーションのフォーマットであるPREP法の基本です。
PREP法は、【面接対策】地方公務員に受かる志望動機は具体性が高いビジョン（完全勝利）の志望動機の述べ方の中でも解説しましたが、相手に伝わりやすい論理的な構造を作り出す方法です。
例えばこのPREP法を使って、上司に失敗を報告するとしたら、次のような感じになります。
先に理由や具体例から報告している方は、結論から報告することで、相手に伝わりやすくなりますのでおすすめです。
報告は結論から伝えて簡潔に！
この記事では、次の3つについて解説してきました。
この3つが頭に入っているかどうかで、報告スキルが全然違いますので、ぜひ活用していただければと思います。
ちなみに、この記事もPREP法を基礎として書いています。
ここまで読み進めたということは、あなたの心に刺さったということだと思いますので、PREP法は効果的だということを改めて実感できます。