【解説】人材不足の解消は兼務を利用するのが合理的

こんにちは、地方公務員.comのリムクロです。

人事異動から2か月が過ぎ、そろそろ疲労やストレスが溜まってきたせいなのか、職場に対する愚痴ツイートをする方が増加したように感じます。

愚痴ツイートをしても本質的に何かが変わるわけではありませんが、人材不足に陥っている現状を考えると、愚痴りたくなる気持ちは痛いほどよくわかります。

この人材不足を解決するためには、増員するか職員の質を向上させるのが効果的ではありますが、予算がかかってしまうため、実現は難しいでしょう。

何か良いアイデアは無いかなと考えていた時に、ふと思いつきました。『兼務』を利用するのが合理的ではないでしょうか。

この記事では、人材不足の解消をするために兼務を利用することの合理性について解説していきます。

人材不足の解消は兼務を利用するのが合理的

人材不足に陥る原因は、いくつも考えることが出来ます。例えば次のとおりです。

職員定数については、条例で定められており、財源上の問題もあるため、すぐに解決するのは難しいと言えます。

しかし、その他の原因については、自治体の努力次第では改善が出来るはずです。

これらを解決するために、私は、副業制限の緩和が最も効果的だと考えていますが、服務上の問題から、ほとんど認められていないのが現状にあります。

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そこで、代替案として思いついたのが『兼務』を利用する方法です。

『副業』は、職員が職務以外の業務に自ら就くことで、公務員以外の収入を得ることとなりますが、『兼務』は、任命権者の命によって、本務とは別の業務に兼ねて就くことを言い、給与を重複して受け取ることは認められていません。

このため、兼務発令をしたとしても、人件費上の問題はありませんし、たくさんのメリットが得られます。

兼務運用のイメージ

『兼務を利用するってどういうことだろう？』そう思われた方も多いと思いますので、運用イメージをお伝えします。

地方公務員は、人事異動によって多様な部署を渡り歩くこととなりますが、1つの部署で3〜5年務めるのが基本です。

これでは、経験できる業務数が限られてしまうため、知識の幅や人脈、経験値が狭まってしまいます。志望していた業務や適性の高い業務と出会う前に退職してしまうケースも少なくないでしょう。

これを解消するために、係員に対しては、次のように兼務を活用します。（例示）

このように兼務を活用することで、たくさんのメリットが得られます。

兼務を利用することで得られるメリット

ここからは、兼務を利用することで得られるメリットを、具体的に紹介していきます。

職員本人・部署・組織全体のぞれぞれにとってメリットがありますが、最終的には住民サービスに集約されるものです。

経験値を得られる

兼務することにより、通常よりも多くの業務を担うことにより、経験値が得られます。地方公共団体においては、本当に多種多様な業務があり、一見すると全く異なる業務のようですが、元を辿れば住民サービスの向上が目的のはずです。

根本となる目的が同一のため、より幅広い知識や経験を得ることにより、合理的且つ経済的な業務遂行能力が身につきます。

また、多くの経験値を得ることにより、出世した際の視野が広くなり、企画政策に役立つこと間違いありません。

アイデアが増える

人間は、多くの人と触れ合うことにより、新しいアイデアを閃くと言われています。

通常であれば、本務で関わる職員と業務遂行することとなりますが、兼務先の職員との関わり合いができることにより、より多くの人と触れ合う機会が出来ます。

これによりアイデアが増え、先進的な政策や面白いイベントなどが生まれる可能性が増加し、業務に賑わいが生じます。

また、生まれたアイデアを、多くの人数揉むことが出来るため、クオリティが高くなり、失敗するリスクを抑えることができるでしょう。

クリエイティブが求められる部署はもちろんのこと、業務の効率性向上などにも役立つこと間違いありません。

顔が広くなる

本務と兼務先で別々の職員が勤務しているため、確実に顔が広くなります。

地方公務員においては知識や技能のみならず、スムーズな業務遂行のためには、必要な人物に対して必要な根回しをする能力も不可欠です。

こういった能力については、たくさんの人とコミュニケーションを取る中で鍛えることができます。

また、通常よりも仕事上関わりを持ったことのある職員数が多くなるため、信頼関係の構築もしやすく、良好な組織となります。

結果として、離職率の低下にも繋がりますので、組織力向上に役立つこと間違いありません。

繁忙期に人員を集中できる

大抵の部署には繁忙期がありますが、配置されている人員数は、繁忙期を想定していないことが多いです。

このため、繁忙期には毎日のように残業を繰り返すことになったり、週休日や休日に出勤することになったりします。

繁忙期ベースで人員を配置してしまうと、職員数は膨大な数となり、繁忙期以外の時に暇を持て余してしまう職員が出てしまうため無理もありませんが、過労は体に毒です。

この問題は、本務と兼務先の繁忙期が重ならないような配置をするだけで解決します。1年間を通して、業務量の差が小さくなりますので、体の負担はかなり楽になります。

職員の心身の負担はもちろんのこと、忙しさによって生じてしまうミスの予防にも役立つこと間違いありません。

無駄な時間を無くす

同僚の作業や上司の指示を待っているとき、業務と業務の間を待っているときなどには、無駄な隙間時間が生じてしまいます。

この時間は非常に勿体ない時間ですが、複数の業務を持つことにより、待っている間にもう一方の業務をするなど工夫ができ、無駄が無くなります。

休まる時間が無くなるという見方もできますが、無駄な時間を過ごすことは、ストレスの原因にもなりますので、無駄を無くすことが職員のためにもなるはずです。

むしろ、休み休みやることで、年間労働時間が増加してしまう方がダメージがあるように思えます。

無駄な時間を無くすことは、組織によっても職員にとっても役立つこと間違いありません。

適材適所が見極められる

人には必ず向き・不向きがあり、適材適所を見極めることで、大きな成果を上げることができます。

地方自治体においては、人事担当職員数に対して全体の職員数が非常に多く、少ない機会で適材適所を見極められる状態にはありません。

しかし、本務と兼務先による人事評価等の差は比較しやすく、容易に適正を見抜くことができます。また、経験する業務数が増えるため、職員が得意な業務を自覚しやすくなります。

これにより、適材適所が促進され、限りある人材をフル活用することができます。

また、結果として、離職率の低下にも繋がりますので、組織力向上に役立つこと間違いありません。

兼務を利用するための準備

『これだけ兼務のメリットがあるならうちの自治体で実施してみたい！』そう思う方が1人でもいれば、幸いです。

しかし、実際に兼務を利用するには、必須となる土台がいくつかありますので、思いついたものを挙げていきます。

作業フローやマニュアルの完備、進捗状況の共有が必須

私がイメージする兼務運用では、 本務と兼務先を行き来することとなり、通常の場合と比較して、不在の日又は時間が多くなります。

職員が1人不在であることにより、仕事が滞ってしまったり、正確な業務遂行ができなくなったりしては全く意味がありません。

また、業務がどこまで進んでいるのか、必要な業務が何かをいつでも確認できなければ、事故が起きてしまいます。

このため、作業フローやマニュアルがこと細かく作り込まれており、携わる職員がいつでも進捗状況を共有できる環境が必要です。

手書き時代からPC時代に移行してから、既に20年程度経過していますので、基本的には作業フローやマニュアルは完備していることと思いますが、誤った解釈をされるような曖昧な表現を無くす必要があります。

また、新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及したことにより、進捗状況を共有する仕組むが出来ている自治体もあるとは思いますが、大多数が未整備です。

作業フローやマニュアルの完備、進捗状況の共有が必須だと言えます。

兼業先との調整を行うシステムが必須

本務と兼務先の繁忙期や閑散期、締切や作業量等に応じて、フレキシブルに働くためには、常に調整をしていく必要があります。

職員個人が調整することを基本とし、進捗などの状況によっては所属長や係長職が勤務調整を行いますが、この調整を容易に行うシステムが必要です。

勤務時間の調整はもちろんのこと、休暇処理や時間外勤務命令等にまで対応するシステム理想的ですが、必要に応じて、規則等も改正しなくてはいけません。（処理簿への押印が必須化されているなど）

とはいえ、河野太郎行革担当大臣の方針によって、押印は廃止の方向に向かっているため、このタイミングで勤怠に関するシステムの導入をするのも良い方法かなと思います。

シンクライアントシステムが必須

係員のほとんどが、本務の他に兼務先を有する場合、各部署に所属する職員は大きく増加します。

例えば、今までは本務職員が10人であった部署が、本務職員6人と兼務職員6人になったりするわけです。

これでは、デスクやPCの数が足りなくなりますので、共有使用することとなります。しかし、月曜日はAさんとBさん、火曜日はAさんとCさん、水曜日はBさんとCさんのように、毎日その部署に出勤するメンバーは変化するため、PCの使い勝手が悪くなります。

これを避けるためには、シンクライアントシステムが必須です。シンクライアントシステムとは、PCそのものにデータを保存するのではなく、サーバー上の各々のスペースにデータを保存するシステムのことです。

通常のPCを起動した際の、デスクトップやドキュメントが、サーバー上のスペースの中に広がっていて、ユーザーは、ログインすることで通常のPCのように使用することができます。

シンクライアントシステムの大きな利点として、サーバーと繋がっている端末であれば、どこの端末からでも、ログインすることで自分のスペースを使用することができることが挙げられます。

このシステムを利用すれば、人事異動の際にデータ移行をする必要もありませんので、兼務利用に限らず、便利になると思います。

兼務は1例、前向きに考えることが大事

この記事は、地方公共団体における人材不足を、兼務を利用することで解消するというテーマで書きました。 最後まで読んでいただき大変光栄です。

しかしこれは、あくまで私が考えた、問題を解決する方法の1例であり、上手くいくとは限らないものです。

人によっては『調整が大変になるから話にならない。』『週40時間4年間やってやっと一人前』など、色々な感想を持たれたかと思います。

また、兼務は任命権者の権限であり、組織としても簡単に行えるものでは無いことは承知しております。

それでもこういった記事を書いたのは、人材不足が目の前の大きな課題として存在するにも関わらず、大きな変化を取り入れようとしている人が少なく感じているからです。

課題があるなら解決する必要があるし、解決方法が大変だとしても、すぐに『無理』だとは言わずに、前向きに考えることが大事だと思います。

私たち地方公務員も、旧態依然とした体制を捨て、イノベーションを起こし続けていかなければならないフェイズに突入しています。

地方公務員は全体の奉仕者であり、守るべき住民のためには、努力していく必要があるのです。