こんにちは、地方公務員のリムクロです。
本日は、問題意識を上司と共有することの重要性について解説していきます。
皆さんも、日々仕事に取り組んでいると、様々な問題に悩まされているはずです。
身近な例を1つ挙げますと、自分の業務を引き継いだ同僚の業務が滞っている時は、なかなか悩ましい問題かなと思います。
『そろそろあの業務に手をつけないと間に合わないけど、マニュアルを渡してスケジュール感も伝えてあるし、口出すのも悪いかなぁ……。』なんて心の中で葛藤したりしますよね。
気の置けない仲であれば、「あの業務やったー？」と声をかけやすいと思いますが、先輩などが相手では言い出せないこともあります。
そんなときに重要となるのが上司とのコミニュケーションです。問題が起こりそうだと思った時点で、上司に相談することにより、リスクを回避することができます。
『なぜ？』『その程度で相談？』『言いづらくても言うのが仕事では？』と感じた方も多いと思いますので、以下詳しく解説していきます。
問題意識を上司と共有する必要性
地方公務員（地方公共団体）の仕事は、各自治体の事務分掌条例（規則）等に則って、振り分けられています。
この振り分けは、職員個人ではなく部署単位で行われており、内部的に担当者が決まっていたとしても、決定権や責任を有するのは部室課係等の長です。
これは、係員が業務上のミスをして迷惑をかけた場合に、課長や係長が責任を問われることともリンクしています。
担当者として、自分に任された仕事を自分なりに最適化することは素晴らしいことですが、何か問題を見つけた時、解決するときには、必ず上司と問題意識を共有する必要があります。
なぜなら、係員はあくまで上司を補助する役割に過ぎないためです。
また、係員を例に説明しましたが、首長以外の補職者にも同様のことが言えます。自分の職責を超える問題については、必ず問題意識を上司と共有する必要があります。
組織において問題意識を上司と共有することは非常に重要なことなのです。
関連記事：【解説】地方公共団体の事務分掌（業務分担）の仕組み
問題意識を上司と共有するメリット
ここまで問題意識の共有について、権利義務等から成るリスク観点で見てきましたが、ポジティブな意味でのメリットも存在します。
例えば、1つの問題を1人で解決すると、同僚に同様の問題が生じた場合に、全く新しい問題として同じ量のエネルギーを解決のために使用することとなります。
一方、問題意識を上司と共有した場合、関連する他の職員にも情報が共有されます。中でも重要性や危険性の高い案件の場合には、さらに上位の上司と共有することになるでしょう。
こうすることで、問題が発生した場合の経験値が組織に溜まっていき、少ないエネルギーで解決できるようになります。また、事前に問題が発生しないような予防策を打ち出せることもあります。
公務員の人事異動は数年単位で行われますので、個人の成長よりも組織の成長に価値があるため、積極的に上司に問題意識を共有することによって、組織の成長に役立とうとするマインドが有効です。
なお、ついつい上司を介さずに同僚に問題意識を共有してしまいがちですが、共有された情報によって変化した行動が、上司や組織、ひいては住民にとってマイナスである場合は、新たな問題を引き起こしてしまう可能性がありますので、おすすめできません。
『忙しい上司に小さなことで情報共有したくないな』と思ってしまいがちですが、組織としては、価値のある行動だと認識する必要があります。
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上司と共有しないことによる失敗例
ここまで概念・概要的な解説をしてきましたので、上司と問題意識を共有しないことによるわかりやすい具体例を紹介していきます。
この具体例から、『あるある！』や『今度から気をつけよう！』などと思っていただけたら幸いです。
関連チャンネル：地方公務員ドットコム(YouTube)
同僚のミスをカバーして事故
ミスをしたら人事評価に影響し、昇給・昇進・人事異動に響くと思い、ミスを上司に相談せずに、自分でリカバリーしようと思う人が多々います。
そして、そんなミスをリカバリー（隠蔽）しようとしている人を、あなたが発見してしまうことがあります。
発見した時点で、あなたが上司に報告すれば何の問題もありませんが、ついつい手助けしてしまうことがありますよね。
そして手助けした結果、ミスが大事故になり、あなたの人事評価に傷がついてしまうかもしれません。
また、万が一問題が解決出来たとしても、組織で共有されないため、組織の成長は図れません。
リスク回避面から見ても、組織の成長面から見ても、上司と問題意識の共有を行うのが最良の選択肢のため、迷わず上司に報告しましょう。
独断による対応で取り返しがつかなくなる
あなたが住民や業者から質問を受けたとき、他のケースに似てるけど初めての事例であった場合はどのように対応しますか？
『似たケースだから大丈夫だろう』と独断で『OKです〜！』と回答した場合に、実は法律で禁止された行為だったなんてことがありますよね。
法令や要項等を確実に理解し、意義や目的に合った判断が出来るようになれば、独断の正答率は高くなりますが、たった一度の誤った対応で取り返しがつかなくなる可能性もあります。
『初めての事例＝正確な判断が求められる重要案件』と理解し、迷わず上司に相談するようにしましょう。
無駄な時間を費やす
公務員の業務は、非効率で不合理なものがたくさんあるため、誰もが一度は改善を試みると思います。
例えばあなたが、何度も手入力していたエクセルに嫌気が差し、2時間かけて自動入力されるように改善したとします。
しかし、実はその手入力は、書面内容のチェック効果が高く、上司が重要視している業務かもしれません。
初めから問題意識を上司と共有していれば、10秒で却下されたであろう出来事でしたが、結果として7200秒もの無駄が生じています。
無駄な時間を費やさず、有意義に業務遂行するためにも、上司とのコミュニケーションを欠かさずに行うようにしましょう。
改善したいなら迷わず上司に相談！
昨今の公務員事情としては、だんだんと職員数が減らされていく中で、地方自治体に求める住民ニーズは大きくなってきており、多種多様な業務を少ない人数でこなす必要があります。
そんな中でたくさんの問題が日々発生しており、速やかに解決していく必要がありますし、出来るだけ問題が発生しないような策を考えていくことが重要です。
そういった解決策や予防策を考えるためには、組織全体で問題意識を共有し、経験値を溜めてレベルアップしていく必要があります。
その第一歩として、問題意識を上司と共有することが最も重要なことだと言えるでしょう。