地方公務員は、職員同士の競争性が低く、仕事は教え合うのが基本的です。
特に同じ部署の職員同士が仕事を教え合う場合は、口頭で伝えることも多いと思います。
このため、聞き手の多くはメモを取っていますが、メモの中身に注目してみてください。
もし、仕事を教えてもらっている最中に『手順』をメモしているのなら、それは無駄な時間を過ごしているかもしれません。
仕事を教えてもらっているときは、手順をメモするよりも重要なことがあります。
メモが癖になっている方も多いとは思いますが、時間を有効に使うためには、無駄なメモは取らないべきでしょう。
聞き手が手順をメモするのはナンセンス
私も入庁時は、『人に教えてもらう時はメモを取れ！』と上司から言われましたので、『郷に入っては郷に従え』と思い、メモを取るようにしました。
しかし、余りにも無駄だと感じたため、半年後にはメモをほとんど取らなくなりました。
メモを取るのは、日付・時刻・金額・個数・人数などの数字や、人名・会社名・役職などの人物情報くらいです。
手順に関するメモは、一切取りません。万が一わからなくなっても、もう一度必要な部分だけを聞き直します。
その代わり聞くことに最大限集中し、正確に理解することで、成果へと繋げることができると確信しています。
聞くことに集中できていない
そもそも、手順をメモする人は、聞くことに集中できていません。
音声で聞く→文字に変換する→後で分かるように書き記す
こんな大変なことをリアルタイムで繰り返しているため、聞くことにも集中できているのなら、控えめに言って天才だと思います。
大抵の場合は、話し手と聞き手の貴重な時間を割いたにも関わらず、内容を理解しないままに、手順を書き並べたメモだけが完成してしまうはずです。
これって意味ありますか？私は不要だと思ったため、手順をメモしなくなりました。
本当に必要なのは疑問の解決
私はメモを取らない代わりに、次のようなことに意識して話を聞いています。
そして、少しでも疑問に思った場合は、あやふやなままにはせず、全て解決します。
こうすることで、私と話し手の理解が深まり、業務を最適化することができるのです。
本当に必要なのは、メモを取るよりも、意識して相手の話を聞き、疑問を解決することだと私は考えます。
話し手が手順メモを作れば良い話
『手順のメモを取らないと困らない？』そんな疑問が湧いた方も多いと思います。
確かに、初めて行う業務などについては、手順のメモが欲しくなりますよね。
しかし、そもそもなぜ聞き手が手順のメモを作らなければならないのでしょうか。
業務の全貌を理解している、話し手が作れば済む話ではないでしょうか。
例えば、皆さんも様々な説明会に参加すると思いますが、次第を配付しない説明会はありませんよね。
次第があることによって全体の流れがわかり、出席者がスムーズに理解できるため、説明側にとっても大きなメリットがあるものです。
これは、仕事の説明を口頭でする場合も同様です。
手書きのメモでも、打ち込んだテキストでも構いませんので、口頭で業務の説明をする場合は、話し手が手順メモを渡すようにしましょう。
こうすることで、聞き手は聞くことに集中ができ、業務の最適化に繋がるなど、お互いにとって、また、組織にとっても有意義な時間を過ごすことができます。
貴重な時間を浪費しないために、無駄なメモをしない習慣づけをしていきましょう。
