解説

【解説】エクセル基礎②(脱マウスで高速化)

【解説】エクセル基礎②(脱マウスで高速化)

エクセル基礎①に続いてこの記事をご覧の皆さんは、知識を後回しにして検索するマインドセットと、エクセル又は無料・格安ツールをお手元に用意されていることと思います。

エクセル等が手元にある以上、必要最低限の操作は身についているはずなので、この記事では『作業の高速化』を目指した解説をしていきます。

作業が高速化することで、出来る仕事の量が増えたり、勉強する時間を作れたりするため、評価も能力も上げ放題です。

『エクセルは苦手』『エクセル初心者』という方でも大丈夫。私も入庁時はエクセルを全く使ったことがありませんでしたが、意識して学習することで、数ヶ月後には爆速で動かせるようになりました。

あなたも意識して行動すれば、絶対に高速でエクセルを操作できるようになりますので、頑張っていきましょう!

脱マウスで高速化

脱マウスで高速化

エクセルに限りませんが、PCを早く操作したいなら、とにかくマウスを使わないことです。

マウスは感覚で操作できるため、初心者の味方となってくれますが、キーボード操作と比べると時間がかかります。

特にエクセルは、非常にたくさんの種類の操作が用意されていますが、ほとんど全てがマウスを使用せずに行えるため、効果は抜群です。

『キーボード操作を覚えるのが大変じゃないの?』

エクセル基礎①でお伝えしたとおり、検索すれば問題ありません。

もちろん覚えたらさらに爆速化しますが、習うより慣れろです。脱マウスすることで、自然と身につきます。

高速化できる理由

『なぜ高速化できるのかイマイチわからない』

そんな方も多いと思いますので、エクセルで脱マウスすることによる『3減』について、少し触れていきます。

エクセルにおける脱マウス化による3減
  • 移動時間を減らせる
  • 探す時間を減らせる
  • 操作時間を減らせる

移動時間を減らせる

マウスを使用する場合は、マウスポインターを該当位置まで移動させる必要があるため、データが多ければ多いだけ移動に時間を要します。

また、タブやリボンからコマンドを選択する際にも、マウスを左右に移動させる必要があり、数秒のロスが発生しています。

これらはほんの数秒間のように思えますが、1日に何十回、何百回繰り返していることを考えると、大きなロスに気づくはずです。

一方キーボードを使用する場合は、特定のセルやコマンドを一瞬で選択することができるため、移動に使用する時間は、全くと言っていいほどかかりません。

マウスとキーボードの移動時間の差は大きいものがあります。

探す時間を減らせる

『あれ?重複する値を削除するのはどこにあるっけ?ないな、ないな、あった!』このような探す時間を減らしてくれるのがショートカットとアクセスキーです。

覚えればどんなコマンドも1秒以内で選択できますし、目で見てタブやリボンから探しているくらいなら、『エクセル ショートカット 重複』と検索した方がよほど効率的だと言えます。

人は、探しものをしている時間が、年間150時間あると言われるほど、『探すこと』に時間を浪費しているものです。

探す時間を減らすことにフォーカスすると、脱マウスが合理的な方法であるとことがわかります。

操作時間を減らせる

マウスと比較するとキーボードは操作時間が圧倒的に短いです。

例えば、『A1セルの数式をB1セルにコピーして貼り付けたい』と思った時に、あなたはどのような操作をしますか?

①A1で右クリック→コピー→B1で右クリック→貼り付け
②A1セルの右下角を押さえながら下にドラッグ
③A1セルでctrl+C→B1セルでctrl+V
④B1セルでctrl+D

①と②はマウス操作、③と④はキーボード操作のみで行いますが、実際に操作してみると、圧倒的に④が早いことに気づくと思います。

②と④は大差ないのでは?と思った方もいるかもしれませんが、文字や数字を入力しているときは、手はキーボードの上に乗っていますから、マウスに手を動かして、終わったらキーボードに戻すまでのロスが大きいのです。

役立つショートカット・アクセスキー20選

役立つショートカット・アクセスキー20選

ここまでで『なんだかマウスよりキーボードの方が早そうだな』と思っていただけたかと思います。

脱マウスに向けてショートカットキー・アクセスキーを、まずは20個紹介しますので、ぜひ使用してみてください。

なお、自治体のPCは全てwindowsだと思いますので、Macの入力方法は省略いたします。

切り取り(ctrl+X)

選択されたセルを切り取ります。

コピー(ctrl+C)

選択されたセルをコピーします。

貼り付け(ctrl+V)

直前に切り取り又はコピーしたデータを貼り付けます。

値で貼り付け(Alt→E→S→V→Enter)

直前に切り取り又はコピーしたデータを値で貼り付けます。

1つ上のセルをコピーして貼り付け(ctrl+D)

選択されたセルの1つ上のセルをコピーして貼り付けます。

1つ上のセルをコピーして貼り付け(ctrl+R)

選択されたセルの1つ左のセルをコピーして貼り付けます。

行を挿入(Alt→I→R

選択されたセルの属する行の上に、1行挿入します。

列を挿入(Alt→I→C

選択されたセルの属する列の左に、1列挿入します。

範囲選択(Shift+矢印)

範囲を選択します。

合計式[SUM](Alt+Shift+=)

合計式のフォームを入力します。

フィルターを掛ける(Shift+ctrl+L)

選択されたセルの属する行に、フィルターを掛けます。

1つ右のシートに移動(ctrl+PageDown)

1つ右のシートに移動します。

1つ左のシートに移動(ctrl+PageUp)

1つ左のシートに移動します。

シート名を変更(Alt→H→O→R)

シート名を変更します。

1画面分右に移動(Alt+PageDown)

1画面分右に移動します。

1画面分左に移動(Alt+PageUp)

1画面分左に移動します。

データの最端セルに移動(ctrl+矢印)

データの最端セルに移動します。

最初のセルに移動(ctrl+Home)

A1セルに移動します。

最後のセルに移動(ctrl+End)

最後のセルに移動します。

上書き保存(ctrl+S)

上書き保存します。

エクセルは効率化が命

脱マウスをすることで、ショートカットキーやアクセスキーを覚えることができ、エクセルの操作は見違えるほど早くなります。

この記事ではたった20個しか紹介していませんので、実務をしていると、こんなときはどんなショートカットキーやアクセスキーがあるんだろうと疑問に思うはずです。

その時は積極的に検索してみてください。自分で疑問に思って調べたことは頭に残りやすいため、爆速化への近道となります。

エクセルはとにかく効率化することが一番重要です。効率化するにはキーボード操作になれるのが最も理想的なため、今日からぜひ脱マウスにチャレンジしてみてください。

作業を捗らせることで、余暇を生み、人生を幸福なものにしていきましょう。

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