【解説】エクセル基礎①(関数よりも国語力が重要)

【解説】エクセル基礎①(関数よりも国語力が重要)

Microsoft社・Officeシリーズの表計算ソフトである『EXCEL』を、業務上使用しない人はほとんどいないのではないでしょうか?

EXCELは非常に便利なツールであり、業務を効率的に遂行するためには、EXCELを使いこなせるかどうかがキーになっているはずです。

しかし、地方公務員は職員同士の競い合いが少なく、進んで新しいことを覚える人が少ないため、一部の人を除いては、EXCELを使いこなせていないのではないでしょうか?

これでは余りにももったいないため、地方公務員.comでは、数回にわたってEXCELの基礎を解説していきます。

基礎が解るだけで、今まで電卓やメモ帳と変わらなかったEXCELが、魔法のツールに変化しますので、頑張って学習していきましょう。

それでは、EXCEL基礎講座スタートです!

学習テーマ
  • エクセルの知識は後回しで良い
  • 重要なのは検索する国語力
  • 無料又は格安でエクセルに代わるソフトが入手可能

エクセルの知識は後回しで良い

EXCELは、初学者でも簡単に仕事効率を上げられるツールですが、苦手意識を持ってしまい、トライしていない人も多いと思います。

苦手意識を持つ理由は、ボタンや機能の操作方法を覚え、関数を理解し、作り上げた表を見やすいようにレイアウトするといった、一連の流れをマスターする必要があると思っているからではないでしょうか?

確かに全てをマスターした方が、より効率的且つ高度に使用できるのは間違いありません。

しかし、全く知識の無い状態からでも、EXCELでやりたいことはほとんどできると思います。

なぜなら、EXCELは世界中の人が使い尽くしているため、全ての悩みが解決済みだからです。

このため、インターネットで検索することにより、知りたい情報が必ず入手できます。

エクセルは関数を覚えるよりも検索する国語力が重要

インターネットでEXCELを検索する場合に、1番重要なのは国語力です。ここでいう国語力とは、自分のやりたいことを抽象的に言語化する能力のことです。

  • 具体的:山田さんと鈴木さんと田中さんの業績に順位をつけたい
  • 抽象的:3つの数を順位付けする方法

具体的に検索しても、恐らく名字の人口ランキングあたりがヒットし、EXCELの関数に辿り着くことはできません。

しかし、抽象的に検索することにより、RANK関数(順位付け)の詳細解説ページがヒットし、ストレスなく悩みが解決すると思います。

さらに、解説サイトを作っている人は、『このキーワードで検索する人は順位付けがしたいのだからRANK関数を教えてあげよう』だけでなく『RANK関数のほかにも最大値がわかるMAX関数と最小値がわかるMIN関数も一緒に教えてあげよう』というプラスワンした情報を書いてくれています。

このように、とりあえずやりたいことを検索してみれば、悩みが解決するだけでなく、さらに有益な情報を知ることができるのです。

これを利用すれば全く使用したことがない人でも『EXCEL 入手』『EXCEL 起動』『EXCEL 入力方法』『EXCEL セル』『EXCEL 行』『EXCEL コピー』と検索していけば、問題なく使用できるはずです。

私はEXCELを使いこなしていると自負していますが、暗記している関数は、使用頻度の比較的高い30個程度です。

それ以外のものは全て検索しますが、問題が解決しないことはありません。

EXCELを使用する上で最も重要なのは、関数や操作方法をマスターすることではなく、国語力を発揮することなのです。

無料ツールと格安ツールを紹介

ここまでで、ちょっとEXCELやってみようかなと思っていただけた皆さん、ありがとうございます。ブロガー冥利に尽きるところでございます。

Microsoft社のOfficeは、冒頭で申し上げたとおり非常に高額で、購入するとなると数万円の費用を要します。

このため、一般家庭の初学者がこれを購入することは、あまりおすすめできません。ほとんど変わらない性能の無料ツールと格安ツールがありますので、こちらを利用することをおすすめします。

【無料ツール:Googleスプレッドシート】 

Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成、編集できる無料サービス
パソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいスプレッドシートを作成して、他のユーザーと同時に編集。インターネットに接続していなくても作業を継続でき、Excel ファイルも編集できる、Google の無料サービスです。

Googleスプレッドシートは、Googleアカウント(○○○@gmail.com)を作成すれば無料で使用できる表計算ソフトです。

Googleスプレッドシートは、常にオンラインで作業することとなるため、通信環境のない場所では操作することができません。

また、大きな負荷の作業をしてしまうと、フリーズしてしまうことがあります。

オフライン環境で作業をしたい方はこれを使用することができませんが、オンライン環境のみの使用で足りる方にはおすすめします。

【格安ツール:Kingsoft社 WPS Office スプレッドシート】 

Windows・パッケージ版

Windows・ダウンロード版

MAC・パッケージ版

MAC・ダウンロード版

WPS Officeは、5000円前後で入手可能な格安ソフトで、使用期限無く買い切ることができます。

Microsoft社と比較すると、フォントの種類の多さやリボン配置が変更できる点は劣っていますが、誤差の範囲内です。

EXCELで作成したファイルを読み込む互換性も当然にありますので、家庭で使用する分には全く問題ないスペックのソフトであると考えます。

こちらはオフラインで使用するソフトのため、機密性も高く、外に漏らしたくない情報を取り扱う際には重宝するでしょう。

EXCELを使いこなす準備は整った

ここまでで、EXCELへの導入は完了しました。

この記事で書いたことは、次の3つです。

  • エクセルの知識は後回しで良い
  • 重要なのは検索する国語力
  • 無料又は格安でエクセルに代わるソフトが入手可能

次からは、実際にソフトを使用した講義に入っていきます。

関連:【解説】エクセル基礎②(脱マウスで高速化)



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