前任者のマニュアルを捨てる(解説)

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前任者のマニュアルはなるべく早いうちに捨ててください。

前任者のマニュアルは引継書であり、自分の業務マニュアルを作るのは自分だと思ってください。

前任者のマニュアルを使わない方が良い理由は次のとおりです。

 

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業務の効率化が為されていない

行政の業務は十分に見直しされていないことがよくあります。

手書き作業が多い

例えば、一度パソコン入力用のテンプレートを作成してしまえば、手書きを行う必要がなくパソコンで処理できてしまうケースがよくあります。

「様式1に手書きで記入後、コピーを取り決裁終了後提出」なんてマニュアルに記載があれば、なぜパソコン処理をしないのだろうか?と疑問に浮かびます。

テンプレート作成は、パソコンに慣れていない人にとっては大仕事かもしれませんが、自分だけでなくその作業をする今後全員の作業時間が短縮されると思えば、価値があると思います。

また、パソコンで作成した書類は誤字が少ない、字がきれい、電子データが残るなど色々なメリットがありますので、ぜひ手書き処理する業務は減らしてください。

できればパソコンスキルも身に付けるようにしましょう。

 

要らない仕事をしている

昔は職員数が多くて無駄な仕事をしていても、十分仕事は回っていたのかもしれませんが、現在は職員数が減少しています。

誰にも必要とされていない統計資料を作り続けていませんか?

見た目が違うだけで同じような資料を作っていませんか?

全てを包含する資料を作れば1つで済みますよね。

資料作成のときは、1年間を見越した資料を作成するようにしましょう。

 

前任者が間違えている

前任者が作成したマニュアルの根拠を辿ってみたことはありますか?

調べてみると、結構間違えているんですよね。

根拠もなくよくこんなこと書けるなぁっと関心するくらいです。

ただ、誤りにも2つあります。

①始めから間違えているパターンと②後から間違えになったパターンです。

①は話になりませんが、②は法律や条例規則が改正されたり、新たな判例ができた場合などで、当時は正しかったマニュアルを、改正に合わせて改訂できなかった場合です。

「前任者のマニュアルのとおり遂行したら結果的に間違えました」なんて言い訳になるでしょうか?

基本的に前任者のマニュアルは信じないで、自分で新たに調べて作り直しましょう。

 

法律・条例規則改正に対応できていない

地方公務員の行政職員は2~6年くらいのスパンで異動を繰り返しますが、平均すると4年くらいでしょうか。4年あれば、法律や条例規則(以下「法律等」)が変わることは珍しくありません。

法律等は、社会情勢の変化により改正されていきます。

改正内容によっては、今までどおり事務を執ることが違法状態となる恐れもありますので、敏感にならなくてはいけません。

これを防ぐため、自分の業務と関連する府省庁等の情報は常にチェックし、必要な例規改正を行うとともに、マニュアルへの反映に勤めましょう。

当サイトにも府省庁へのリンク集がありますので、ぜひ御利用ください。

 

終わりに

前任者のマニュアルではなく、法律等にしっかりと業務を照らし合わせて日々正しい業務に勤めましょう。

また、完璧なマニュアルを作成できれば、後任者は改正にのみ敏感になれば良いわけなので、素晴らしいマニュアル作成に努めましょう。

 

【メニュー説明】

<解説>

①地方公務員の給料・手当・年収

②地方公務員の退職金

③地方公務員の出世に関すること

④会計年度任用職員制度に関すること

⑤地方公務員法に関すること

⑥働き方改革に関すること

⑦エクセル初心者教室

<例規関係>

①法律

②規則

<リンク集>

①府省庁

②都道府県

③市町村

④独立行政法人

<お問合せフォーム>

何か問合せがあれば御利用ください。

 

解説
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